Переезд офиса — это сложный и ответственный процесс, требующий тщательного планирования и организации. От того, насколько грамотно будет осуществлен переезд, напрямую зависит дальнейшая работа компании.
К сожалению, даже при самом скрупулезном подходе нередко возникают различные ошибки и просчеты, которые могут привести к серьезным проблемам и финансовым потерям. Самый простой способ их избежать — обратиться за помощью к мувинговым компаниям. Так, услугу офисного переезда в Киеве предлагает «Инка-Транс» — inka-trans.ua/perevozki-kiev/ofisnyj-pereezd. А мы далее в этой статье рассмотрим наиболее частые ошибки, которые допускают при организации процесса.
Какие ошибки встречаются во время офисного переезда?
- По статистике, около 60% компаний выходят за рамки запланированного времени и расходов. Это происходит из-за недостаточно детального анализа всех этапов и затрат. Учтите не только очевидные расходы на транспорт и упаковку, но и возможные дополнительные траты — обновление мебели, ремонт в новом офисе, простой в работе. Закладывайте 10-15% бюджета на непредвиденные расходы.
- Без детального плана с указанием задач, ответственных, сроков высок риск что-то упустить и создать хаос. Составьте план заранее, распределите роли, пропишите график по дням и даже часам. Используйте спецпрограммы для управления проектами типа Trello или Asana.
- Если не использовать качественную упаковку и не промаркировать коробки, велик риск потери и порчи имущества. 31% компаний сталкивались с повреждением техники и мебели при переездах. Используйте специальные коробки, пузырчатую пленку, стрейч. На коробках указывайте содержимое, отдел и номер кабинета.
- Если не информировать персонал о ходе переезда, начнутся волнения, появятся слухи, упадет продуктивность. Регулярно оповещайте коллектив о статусе, планах, изменениях. Дайте подробные инструкции по сбору личных вещей и документов. Организуйте экскурсию по новому офису до переезда.
- Если же не уведомить контрагентов о переезде, могут возникнуть проблемы с доставкой корреспонденции, товаров, визитами. За месяц начните информировать всех о смене адреса и контактов. Разошлите письма, обновите данные на сайте, в соцсетях, на рекламных материалах.
Как провести переезд офиса максимально эффективно?
- Назначьте ответственных по ключевым направлениям — IT, документы, мебель, коммуникации и т.д. Включите в команду представителей разных отделов, от рядовых сотрудников до руководства. Проводите еженедельные встречи для обсуждения статуса и задач. Используйте платформы вроде Zoom или MS Teams для удобства.
- Составьте подробную опись всей мебели, техники, документов. Решите, что переезжает на новое место, а что можно продать, передать на благотворительность или утилизировать.
- Если решаете привлечь мувинговую компанию — проверяйте отзывы, портфолио, уточняйте детали по договору и страховке. Обращайте внимание на опыт работы с офисами, особенно если у Вас много IT-оборудования.
- Заблаговременно сделайте бекапы всей важной информации на внешние носители и облачные сервисы. Продумайте процесс безопасного перемещения серверов, сетевого оборудования. Сверьте наличие лицензий на ПО на новом месте.
- Заранее составьте план расстановки мебели и рассадки персонала в новом офисе с учетом особенностей помещения, нужд отделов, пожеланий самих сотрудников. Используйте специальные программы для визуализации, например, Floor Planner или SketchUp. Сам процесс переезда и обустройства на новом месте пройдет быстрее.
