В крупных компаниях, если бизнес взаимодействие происходит главным образом через бюро переводов или аналогичные отделы, более мелким организациям, скорее всего, потребуется общаться с иностранцами лицу, ответственному за конкретную проблему. Это касается как электронной переписке, так и классической «бумажной». Они похожи в основных моментах, но есть некоторые различия. Курсы английского языка в Москве на Тверской выделяют следующие свойства важны для обоих вариантов: четкая структура; профессиональный технический язык (свободное, но умеренное использование терминов, отсутствие фамильярности и пр.); четкое изложение темы; лаконичность.
Каждое деловое письмо должно состоять из нескольких частей:
1) Подпись. Напишите свое имя вместе с формой этикета, которую вы желали бы увидеть при обращении к вам.
2) Прощание. Окончательная формулировка будет зависеть от того, какое обращение вы использовали. Если начало письма — Dear Mr Smith, конец должен быть Yours sincerely, но если вы написали человеку, Dear Sir or Madam, в конце лучше упомянуть Yours faithfully.
3) Основная часть. Прежде чем написать письмо, постарайтесь выделить все базовые идеи, развивая их в абзацах собственного письма. Это сделает текст более понятным и будет способствовать его правильному восприятию.
4) Заголовок. Всегда лучше озаглавить письмо — это поможет получателю сразу понять, о чем оно. Тема письма и заглавие должны быть кратко изложены и выражать основное сообщение. Это должно быть указано непосредственно под обращением и выделено жирным шрифтом или подчеркнуто.
5) Обращение. То, как вы начнете писать своему адресату, зависит от ваших отношений с ними. Вы можете обратиться Dear (Ann) к известному коллеге, но вряд ли вы напишите письмо такому человеку на бумаге. Апелляция Dear Mr / Dear Colleague является нейтральной. Обращение Dear Mrs/Miss поможет связаться с женщиной в зависимости от того, замужем она или нет. Если вы не уверены, писать лучше Ms. Если вы не знаете, с кем будет ваше сообщение, напишите Dear Sir or Madam.
Дата. Вы можете датировать письмо в одном из двух мест — по вашему адресу или по адресу получателя. Используйте буквы, чтобы указать месяц, но не применяйте артикль the и предлог of при указании даты.
Адрес всегда должен быть в правом верхнем углу листа, а получателя — ниже, но слева (если письмо не на фирменном бланке, который содержит необходимую информацию).
Стиль делового электронного письма способен быть немного свободнее, чем у классического. Например, если вы связываетесь с кем-то за пределами вашей компании, вы должны использовать те же формулы, что и для бумажной корреспонденции. Если вы пишете своему коллеге в дополнение к Dear Ann, вы можете использовать Hello Ann. Последней фразой в электронном деловом письме может быть Best Wishes …; Best Regards, …; Sincerely, …; а известным партнерам или коллегам — Many Thanks, …
Еще несколько советов по написанию хорошего письма:
Не используйте несколько шрифтов с разными стилями и цветами — цветные буквы не относятся к бизнесу.
Не размещайте свой вопрос или основную идею посередине, напишите их перед основной частью, чтобы адресат мог выделить их от общего текста. Больше информации можно посмотреть тут.
Не забудьте разделить текст на абзацы — его будет легче читать.
Мы надеемся, что эти рекомендации помогут вам выполнять вашу профессиональную деятельность более продуктивно. Во время обучения, когда вы посещаете курсы английского (Тверская), вы получите дополнительные советы и сможете практиковать свои знания с носителями языка.
