Правила, которые помогут сосредоточиться на главном и намного эффективнее использовать свое время:
— На смартфоне отключить большинство оповещений (как звуки, так и всплывающие окна) разных программ, мессенджеров, социальных сетей. Как и разные служебные звуки. Во время важных процессов можно включать «ночной» или «авиарежим» — чтобы быть сосредоточенным на приоритетном деле. Еще для неожиданных телефонных звонков можно настроить черновики ответных сообщений типа: «занят, перезвоню при первой возможности».
— Batching: опт вместо розницы. Уведомления о новых письмах e-mail — можно выставить на раз в час или вручную проверять два раза в день, например в 9 и в 17 часов. Заодно рекомендую задать 3−4 интервала на день, когда просматривать социальные сети и новости; можно это совместить с дорогой в транспорте, например.
Даже есть специальные программы, которые помогают удержаться от соблазна посетить сайты определенных социальных сетей или некоторых программ и игр, достаточно указать периоды или время блокировки (эти же программы могут отслеживать время использования конкретной программы или сайта — для интереса в течении нескольких недель можно понаблюдать, на что расходуется время жизни).
— При работе с программой (например, текстовый редактор) можно включить полноэкранный режим, чтобы взгляд не бродил по значкам и окнам других программ.
— Настроить сортировку («rules») почты (или почтовой программы), чтобы письма от определенных адресатов сразу попадали в нужные папки соответственно проектам или темам, или людям. Тогда во «входящих» будет намного меньше писем, требующих сортировки — незачем тратить свои силы на ненужные рутинные действия.
— Отписаться от рассылок и подписок, которые уже неактуальны или неинтересны, чтобы не тратить свои ресурсы на неприоритетную информацию. Если возникнет необходимость узнать подробности о каком-то мероприятии или новом продукте, это всегда можно сделать на соответствующем сайте.
Сюда же относится новостная лента, например в Facebook: если мне не нравится, что мой знакомый делает 20 перепостов в день о котиках и ничего — о себе и своей жизни, то можно в меню выбрать «unfollow» — друзьями мы останемся, а в моей ленте будет меньше ненужного.
Полезно помнить, что моя голова — это не мусорка.
— Выставить приоритеты по способам связи, например: телефонный звонок, whatsapp, e-mail. Остальное — мессенджеры в Facebook и других системах, разные личные сообщения на форумах и блогах — оно не является вариантом коммуникации (хотя на всякий случай раз в пару месяцев можно это все проверять). И указывать предпочтительные интервалы времени для связи, чтобы были границы — на работе заниматься рабочим, а дома — домашним.
— В офисном пространстве можно повесить табличку на дверь или на стол с надписью «Сейчас занят, не беспокоить»; придерживаться графика в течение дня и уделять внимание вопросам от коллег. Некоторые используют следующее правило: если человек в наушниках — к нему не обращаться.
— На рабочем столе должны быть только инструменты для конкретного задания. Документы и напоминалки post-it о других делах лучше разместить на отдельном столе, стеллаже или в ящике. Закускам и безделушкам также не место в рабочей зоне.
— Если беспокоят мысли и идеи о других делах, их можно записать в inbox-планировщика или соответственный файл проекта. Это займет всего пару минут и будет эффективнее, чем весь день удерживать это в голове.
— В завершении правило № 1: список дел и целей на день с расставленными приоритетами помогает концентрироваться на важном и меньше обращать внимания на второстепенное.
Андрей Ксенокс, консультант по вопросам целеполагания, наведения порядка, организации пространства, тайм-менеджменту
